Sistemas de ayuda a la transcripción

En mi andadura como implantador de sistemas de información para anatomía patológica me vi involucrado en varios proyectos de integración con sistemas de reconocimiento de voz para la transcripción de informes patológicos en algunos Hospitales de España. En esa etapa pude comprobar que en algunos casos ni siquiera utilizaban sistemas de ayuda a la transcripción.

Encontraba a muchos administrativos de los departamentos de anatomía patológica reproduciendo cintas de cassete y transcribiendo en no-verbatim directamente en los editores de texto.

Ni que decir tiene que los sistemas de reconocimiento de voz que integraba, como INVOX o SpeechMagic, eran mucho mas avanzados, por aquel entonces, que lo que voy a comentar en este review, pero también mucho más caros.

¿Por qué hacer un Review de sistemas de ayuda a la transcripción?

Como ingeniero siempre intento adquirir conocimiento del dominio antes de comenzar cualquier proyecto para no verme envuelto en vergüenzas y errores tardíos. En este caso estuve informándome de las distintas opciones de transcripción, aunque yo ya llevaba una bajo el brazo. Siempre quiero poder tener respuestas ante preguntas comparativas. El tema es que encontré que existían numerosos sistemas de ayuda a la transcripción, y eran gratuitos, o de bajo coste. Y no solo software, también vi que hay algunos elementos anatómicos que permiten agilizar el trabajo de transcripción, y de coste reducido. Combinando ambos elementos se pueden producir resultados muy interesantes.

Por tanto, en este review repaso y actualizo algunos de estos elementos, como los pedales de transcripción y dictado, y algunas de las aplicaciones que se pueden combinar con su uso para obtener una mejora sustancial del rendimiento de transcripción a un precio mas que asequible por cualquier departamento.

Pedales de transcripción y grabadoras de dictado

A nivel profesional es casi de obligada necesidad utilizar este tipo de dispositivos, que agilizan el trabajo de transcripción.

Estos pedales permiten controlar la reproducción con un ligero movimiento de talón, mejorando la productividad al dejar libres para teclear las manos del transcriptor. Con ellos se puede reproducir, rebobinar y adelantar tocando diferentes botones del pedal con la parte delantera del pie.

Hay numerosos modelos de pedales de control de flujo, de distintos fabricantes. La mayoría disponen de 3 botones y se conectan por puerto USB, aunque aún pueden verse algunos en puerto serie.

El tipo de pedal que necesitarás vendrá determinado por la plataforma de transcripción que uses. Hay bastante compatibilidad cruzada, especialmente cuando se trata de pedales USB más nuevos. Sin embargo, cada vez se venden menos pedales por separado y se componen kits de transcripción en los que se incluye pedal y software. De esta manera se evita el problema de la incompatibilidad.

Por este motivo, veremos mas adelante los kits mas vendidos de transcripción, en lugar de enumerar pedales por separado.

A continuación haremos un repaso de los software de ayuda a la transcripción mas utilizados.

Software para transcripción

En la actualidad podemos encontrar dos tipos de software específicos para el dictado y transcripción. Por un lado tenemos las aplicaciones de reconocimiento de voz, y por otro lado, las que ayudan al transcriptor en su tarea rutinaria.

Como comentaba mas arriba, nos centraremos principalmente en la ayuda a la transcripción, por su reducido coste, pero sin dejar de nombrar el más famoso sistema de reconocimiento de voz.

Existen multitud de aplicaciones informáticas de ayuda a la transcripción profesional para la mejora de la productividad, así como otras con un objetivo mas específico, como sistemas de análisis cualitativo de encuestas.

Software de transcripción para la mejora de la productividad

Este tipo de aplicaciones de software permiten controlar los flujos del dictado y transcripción para mejorar la productividad. Además se integran con los dispositivos de pedales para el rebobinado y avanzado del flujo.

SpeechExec

SpeechExec es un software de Philips para el dictado y transcripción, que permite vincular a los autores y transcriptores, optimizando la transcripción en tiempo y recursos.

Esta aplicación permite que los autores graben directamente en el software utilizando un micrófono de dictado, como los modelos Philips SpeechMike. Por otro lado, el transcriptor puede reproducir y transcribir estos ficheros utilizando un pedal de control.

Entre sus características principales podemos citar:

• Interfaz de compatibilidad con el software de reconocimiento de voz Dragon NaturallySpeaking.
• Reproductor de transcripción compatible con pedales para una reproducción manos libres.
• Incluye funciones de cifrado y copia de seguridad.
• Conexión con la solución de dictado en la nube SpeechLive de Philips.
• Compatibilidad con los micrófonos Philips SpeechMike para permitir a los autores grabar directamente en el sistema.
• Permite a los autores y a los transcriptores descargar automáticamente todos sus dictados de su grabadora de voz directamente en el software y dirigirlo al destino adecuado a través de su red local, servidor FTP, SpeechLive o correo electrónico.

Se pueden encontrar Kits de transcripción que incluyen este software junto con los pedales de la misma marca, por ejemplo el Kit Philips LFH 7177, a un precio entorno a los 200 €, o incluyendo grabadora para los autores del dictado, con precios alrededor de los 350 €.

Olympus ODDS

Olympus ODDS (Olympus Dictation Delivery Service) es un potente sistema de transcripción compatible con los dispositivos de transcripción de Olympus y con multitud de dispositivos de grabación y dictado, pedales de transcripción, etc.

La particularidad de ODDS es que, en realidad, es una solución Cloud. Desde la nube gestiona la transferencia de dictados grabados con la Olympus Dictation app, disponibles para iPhone y Android. Esto le permite grabar dictados desde móvil, e integrarlos en el flujo de trabajo. Es decir, si en una situación de urgencia, sin tener disponible un micrófono o grabadora de voz, necesitas grabar un dictado, puedes usar tu móvil.

Se trata pues de una solución integral compuesta de tres módulos:

• Dictado Olympus para iPhone y Android.
• Solución en la nube Olympus Dictation Delivery Service y Olympus Dictation Portal.
• ODMS Módulo de transcripción.

Si nos centramos en el módulo de transcripción ODMS, permite tres modos de trabajo:

• La Transcripción Clásica donde el transcriptor realizará todo el trabajo.
• Conectado con un software de reconocimiento de voz, como Dragon, permite la Transcripción automática.
• Un modo de Transcripción de voz Avanzada. Estando conectado con el software de reconocimiento de voz como Dragon, al enviar el dictado se transcribe directamente. El transcriptor solo tiene que revisar y enviar.

Entre sus características mas reseñables podríamos citar:

• Compatibilidad con el software de reconocimiento de voz Dragon Natural Speaking.
• Posibilidad de crear perfiles de autor para cada paquete de idioma en Dragon, permitiendo transcribir automáticamente dictados en diferentes idiomas.

Express Scribe

Express Scribe es, quizás, la aplicación de transcripción mas famosa y utilizada. La interfaz de esta herramienta integra la secciones de audio y texto, de manera que el transcriptor pueda controlar cómodamente la reproducción de audio usando un pedal para transcripciones.

Ofrece funciones para reproducción a una velocidad variable, control multicanal, reproducción de vídeo, administración de archivos, etc.

En cuanto a compatibilidad de Express Scribe, habría que señalar:

• Está disponible tanto para Mac como para Windows.
• Compatibilidad con los formatos de audio mas frecuentes para el reproductor, como mp3, wav, wma y dct
• Compatibilidad con pedales USB profesionales para controlar la reproducción.
• Compatible con software de reconocimiento de voz, como Dragon Naturally Speaking, para convertir voz a texto automáticamente.
• Funciona con Microsoft Word y otros los procesadores de texto más importantes.
• Compatible con FastFox.

Como particularidad, Express Scribe tiene compatibilidad con pedales USB que no son específicos de transcripción, como pedales de juegos.

Según muestra la web de NCH Software, el fabricante de esta herramienta, las características mas notables de Express Scribe en cuanto a herramenta de transcripción son:

• Reproducción de velocidad variable (tono constante).
• Compatible con la reproducción de vídeo y audio.
• Reproduce la mayoría de los formatos incluyendo archivos de dictado cifrados. Ver los formatos de archivo compatibles.
• Utiliza ‘teclas de acceso rápido’ para reproducir sin el ratón cuando se transcribe directamente en Word u otro software.
• Acopla grabadoras de voz portátiles ya sean analógicas o digitales para cargar las grabaciones.
• Recibe y carga automáticamente los archivos por Internet (FTP), correo electrónico o por la red informática local.

En este vídeo tutorial te puedes hacer una idea de cómo funciona el programa:

Está disponible en versión gratuita, descargable desde la web de la compañía,

La versión PRO, que añade ciertas funcionalidades y compatibilidad con una gran cantidad de pedales de control de flujo, cuesta alrededor de 70$. En la web del fabricante, NCH Software es posible realizar la compra de esta versión PRO.

FastFox

FastFox no es un programa para transcribir, pero lo he incluido en esta sección por estar relacionado con las tareas repetitivas de transcripción. Esta aplicación también mejora la productividad de un transcriptor agilizando la inclusión de textos que se utilizan con frecuencia, expandiéndolo con métodos abreviados de teclado.

Esto permite a los transcriptores de texto médico o legal abreviar frases frecuentes que se transcriben de forma cotidiana, como diagnósticos, procedimientos, leyes, etc.

Por ejemplo, podría expandir el método abreviado «FPA» expandiendo el texto «Fragmentos de Pólipo adenomatoso (Adenoma tubular) de intestino grueso…«

Usos típicos de la herramienta:

• Respuestas comunes a las preguntas de clientes/correo electrónico.
• Almacenamiento de oraciones difíciles o largas de carácter médico y legal.
• Reducción de un promedio de 30% en el tiempo de transcripción.
• Múltiples firmas de correo electrónico con texto enriquecido.
• Escritura abreviada.

Esta herramienta se puede adquirir directamente en la web de NCH Software por un precio de unos 25 $ para la licencia de uso doméstico.

Software de transcripción específicos

Sonal

Sonal no es exactamente un software para transcripción. Se trata de una aplicación pensada para el estudio sociológico y análisis de entrevistas. Esto es, para la transcripción y análisis estadístico de encuestas y entrevistas. Por indicar referencias de este tipo de aplicaciones, comerciales y de pago, es similar, o del mismo ámbito que NVIVO o MAXQDA. Sin embargo Sonal es gratuita y, evidentemente, mas modesta.

Está disponible en inglés y francés, y fue desarrollada en 2009 por el sociólogo Alex Alber, quien, ante la imposibilidad de encontrar una herramienta que solventara sus necesidades como investigador, decidió modestamente crearse la suya propia.

Como principales características de Sonal citaremos:

• Optimiza el proceso de transcripción con ayudas, como establecer etiquetas para cada persona que participa en el diálogo con teclas de acceso rápido.
• Permite crear temáticas de extractos, asignando etiquetas de argumento y colores según el tema y aspectos de la entrevista.
• Análisis lexicométrico. Para el escrutinio lexicométrico, el sistema contabiliza el número de palabras y los muestra de forma ordenada en una tabla.
• Análisis cronométrico. Presenta gráficos con la distribución temporal de las entrevistas clasificadas por temática

Se puede descargar gratuitamente desde su propia página.

InqScribe

InqScribe es una herramienta de transcripción específica para guiones y subtítulos. Está disponible tanto para Mac como Windows.

Esta aplicación permite transcribir e incorporar subtítulos a vídeos y películas mientras se visualizan, todo en la misma ventana, e incorporar Timecodes.

Entre las principales características de este software están:

• Falicidad y sencillez de uso, es una herramienta bastante intuitiva.
• Compatibilidad con la mayoría de pedales USB de control de flujo y transcripción, para dar libertad a las manos para transcribir.
• Exportación del resultado en gran cantidad de formatos, incluyendo Premiere, Final Cut Pro, DVD Studio Pro, YouTube, XML. HTML,…

Está disponible en versión trial 14 días, y con licencia a un precio de 99$.

Software de reconocimiento de voz para la transcripción

Dragon NaturallySpeaking

Dragon es el sistema de reconocimiento de voz y transcripción por excelencia, y el más famoso. Tiene varias funcionalidades, no solo el reconocimiento de voz para transcripción directa a texto, sino también poder controlar el ordenador con la voz.

El fabricante dice ofrecer un 99 % de precisión de reconocimiento de voz desde el principio. Además, al ofrecer una experiencia personalizada, el sistema irá aprendiendo con el uso, haciendo que cada vez sea mas exacto y se obtengan mejores resultados.

Como experiencia personal te diré que pude comprobar la resistencia al cambio de los usuarios donde implantaba estos sistemas. Sobre todo al chocar con la forma en la que tenían que hablar a la grabadora. Y es que, no solo estos sistemas aprenden de tu forma de hablar y expresarte, también serás tú quien aprenda a no titubear, tartamudear, etc.

Respecto a la ejecución de comandos y control por voz, Dragon permite controlar un gran número de aplicaciones. Entre ellas están, por ejemplo Gmail, Outlook y Yahoo Mail, para Internet Explorer, Firefox y Chrome, Microsoft Word y Bloc de Notas.

Como hemos visto anteriormente, hay una gran cantidad de aplicaciones y dispositivos de transcripción que tienen interfaz con Dragon Naturally Speaking.

Se puede encontrar en dos versiones:

• Versión de uso doméstico, Dragon Home, por un precio aproximado de unos 150 €.
• Versión profesional, Dragon Proffesional Individual, por unos 400 €.

Kits Pedal-Software y precios de referencia

Revisamos aquí los kits de transcripción mas importantes, que aglutinan tanto dispositivos de dictado y micrófonos, como pedales de control de flujo y software de transcripción.

Con Express Scribe

Express Scribe Professional tiene compatibilidad con un gran número de pedales de control de flujo con conector USB, de diferentes marcas.

Si se elige utilizar la versión Professional del software tendrá la posibilidad de adquirir un pedal compatible de los muchos modelos que existen en el mercado. Prácticamente tiene compatibilidad con todos los pedales USB, como por ejemplo: Infinity , que puede adquirirse por unos 65 € en distintos distribuidores, como Amazon.

Pedal de transcripción AltoEdge

Este pedal de AltoEdge es el único compatible con la versión gratuita de Express Scribe. Esto es un punto a tener en cuenta, para no cometer el error de comprar un pedal no compatible.

Entre las características de este pedal podemos comentar:

• Conexión USB.
• Dispone de tres controles de pedal de función configurable para Rebobinar (izquierda), Reproducir / Detener (centro) y Avance rápido (derecha).
• Diseño ergonómico.
• Compatible con PC y Mac.
• El único pedal compatible con la versión gratuita de Express Scribe de NCH Software

Este pedal se puede encontrar a un precio aproximado de 108 € en distintos distribuidores, como por ejemplo en Amazon o en la propia web de distribución de AltoEdge.

Kit AltoEdge Pedal + Express Scribe

Altoedge proporciona distintos paquetes de bajo coste para transcriptores, incluyendo la licencia de Express Scribe o no, y distintos modelos de pedales y auriculares.

Este paquete de transcripción de AltoEdge incluye:

• Pedal de 3 botones Altoedge, con conexión USB y compatible con PC y Mac.
• Auriculares USB Spectra SP con cable de 3 metros.
• Licencia del software Express Scribe Pro.

El kit de AltoEdge se puede encontrar a un precio aproximado de 140 € en distintos distribuidores, como por ejemplo en Amazon o en la propia web de distribución de AltoEdge.

Kits Olympus

Hay numerosas combinaciones de paquetes de transcripción con variantes entre grabadores, pedales de control de flujo, software, etc.

En el caso de Olympus, es posible adquirir por separado casi cualquier elemento. Por ejemplo, el software DDS Player Standard puede adquirirse por un precio aproximado de unos 130 € e incluye el software de Olympus con el módulo de Dictado y el módulo de Transcripción.

Olympus AS-2400

Este paquete incluye un pedal de control de flujo de tres botones,
con conexión USB. Unos auriculares E-102 estéreo con formato bajo la barbilla. Este formato cuelga, en lugar de estar sujeto como una diadema, por lo que son mas cómodos y, como dice Olympus «no arruinarán ningún peinado«.

Como software incluye la versión DSS Player Standard.

Se puede encontrar a un precio de alrededor de 180 €. Por ejemplo, en Amazon.

Olympus v741030be010

Este paquete es una extensión del AS-2400, añadiendo algún hardware como la grabadora DS 2600. Es una buena opción para propietarios de pequeñas empresas y departamentos con equipo reducido.

• Dispositivo de dictado DS 2600.
• Memoria interna (2 GB) y ranura para tarjeta SD externa.
• Pedal de control de flujo con 3 botones y conexión USB.
• Auriculares por debajo de la barbilla.
• Software DSS Player para dictado y transcripción.
• Batería recargable de ion-litio.
• Adaptador y cable USB.

Se puede encontrar a un precio de alrededor de 280 €. Por ejemplo, en Amazon.

Kits de Philips

Philips ofrece distintos paquetes según perfiles de usuario y necesidades, con precios que variarán en función del contenido. Podemos encontrar las piezas por separado, un pedal, grabadora, auriculares o el software Speech Exec en distintas variantes, o en paquetes.

La recomendación es adquirir un paquete que se ajuste a las necesidades, transcriptor, dictado y transcripción, dictado y reconocimiento, etc.

Si sólo necesitamos adquirir un pedal de transcripción, tenemos:

Pedal Philips ACC2330

Se trata de un pedal de transcripción con conexión USB, con 4 botones de función configurable y resistente al agua. Todos los componentes electrónicos internos están sellados y protegidos contra daños por agua, lo que lo hace perfecto para entornos incluso húmedos.

Posee almohadilla antideslizante para que no resbale el pedal en superficies abrillantadas.

Evidentemente, es compatible con los software de Philips en todas las versiones de Speech Exec, y con muchos otros que permitan pedales USB.

Se puede encontrar a un precio de alrededor de 100 €. Por ejemplo, en Amazon.

Kit de transcripción Philips LFH7177

El paquete de Transcripción Philips LFH7177/05 está diseñado específicamente para transcriptores individuales, e incluye:

• Pedal de control de flujo Philips ACC2330 (Visto en el punto anterior)
• Auriculares Philips LFH0334 con conector de oro para una mejora calidad de audio sin pérdidas y imán de neodimio. El formato de auricular es bajo la barbilla para mayor comodidad.
• Software SpeechExec Transcription, específico para transcriptores. Organiza el flujo de trabajo de los archivos de dictado y los documentos resultantes entre el autor y el transcriptor.

Este kit se puede encontrar a un precio de alrededor de unos 150 €. Por ejemplo, en Amazon.

Philips DPM6700

Este paquete está diseñado para el conjunto de usuarios de un departamento, e incluye tanto el dictado de autor, como al transcriptor. Es similar al anterior en contenido, pero incluye el grabador PocketMemo Voice Recorder DPM6000
, que permite la grabación en DSS y MP3.

Contenido del paquete:

• Pedal de control de flujo Philips ACC2330
• Auriculares Philips LFH0334.
• Software SpeechExec Transcription,
• PocketMemo Voice Recorder DPM6000
.

Para una descripción más detallada de las características en la página de Philips del producto.

Este kit se puede encontrar a un precio de alrededor de unos 370 €. Por ejemplo, en Amazon.

Aplicaciones gratuitas de reconocimiento de voz

Con el tiempo han ido apareciendo bastantes aplicaciones gratuitas, algunas online, para el reconocimiento de voz. Es decir, para la conversión de audio o vídeo a texto. Hace unos años el reconocimiento de voz de herramientas gratuitas dejaba bastante que desear, pero lo cierto es que en la actualidad son bastante eficientes.

Creo que, partiendo de que este review pretendía poner de manifiesto la existencia de sistemas de transcripción de bajo coste, es bueno al menos mencionar estas aplicaciones. No son profesionales, pero a todo profesional transcriptor que se inicie le pueden ser muy útiles.

Dictation.io

Dictation.io es una herramienta web tipo Text-to-Speech para el reconocimiento de voz en varios idiomas. Al ser en línea, es posible utilizarla desde cualquier lugar y dispositivo, e incluso dispone de un plugin de Chrome para integrarse en el navegador.

Las características mas reseñables de esta herramienta son:

• Fácil de utilizar al ser una simple página web con aspecto de libreta, simplemente pulsando un botón y dando permiso de uso del micrófono, empezará a transcribir cualquier cosa que reproduzcamos o digamos.
• Posibilidad de transcribir en muchos idiomas: Francés, Inglés, Español, Alemán, Italiano,…
• Permite transcribir audio o vídeo, y realizar acciones directas para compartir el texto transcrito, como twittear, enviar por email, imprimir, etc.

Speech Notes

Specch Notes es otra aplicación tipo Text-to-Speech, disponible tanto a través de la página web de Speech Notes como en app para Android en Play Store. Esta última te permitirá poder tomas notas de audio directamente en texto desde el móvil, a modo de grabadora, para posteriormente refinar la transcripción.

Entre las características de Speech Notes podemos nombrar:

• Facilidad de uso.
• Disponible en varios idiomas: Español, danés, chino, marroquí, japonés, francés, alemán, indonesio o portugués, entre otros idiomas.
• Disponible tanto en página web como en app para Android.

TextFromToSpeech

Esta otra aplicación web gratuita de TextFromToSpeech permite transcribir voz a texto, y viceversa.
Entre sus características reseñables cabe destacar que permite guardar el resultado de la transcripción en formato txt o word, o enviarlo por email o imprimir.

Google Speech To Text

Para finalizar, no podía faltar el reconocimiento de voz de Google Cloud Speech To Text, que permite probar de forma gratuita el reconocimiento de voz en tiempo real de Google, con una base de datos de 120 idiomas diferentes.